Аутсорсинг стал популярным уже давно. Многие сферы не просто освоили его, но и не могут представить свою работу без данного понятия. Но для жилищно-коммунального хозяйства аутсорсинг понятие остается достаточно новым. Многие управляющие организации опасаются сотрудничать с другими организациями, а некоторые уже отдали большую часть своей рутинной работы на аутсорсинг. Хочу рассказать вам о возможностях аутсорсинга для управляющих организаций и какие функции они могут передать профессионалам.
Что такое аутсорсинг?
Для начала разберемся что такое аутсорсинг. Слово «аутсорсинг» произошло от английского «outsourcing», которое переводится как «внешний источник». Простыми словами это понятие обозначает получение заказчиком определенных услуг или работ от другой компании. Обычно они необходимы, чтобы решить задачу, связанную с непрофильными для заказчика функциями. Но часто используется и для снижения расходов и оптимизации процессов.
Какие функции УО может передать на аутсорсинг
Если кратко, то практически все работы по содержанию, текущему ремонту и управлению многоквартирным домом. Кроме, конечно, исполнения обязательств председателя, членов правления и ревизионной комиссии.
К работам в МКД, которые можно передать на аутсорсинг относятся:
- ведение ГИС ЖКХ;
- аварийно-диспетчерскую службу;
- юриста и бухгалтера;
- ремонт и поддержание работоспособности домофонов, дверей, видеонаблюдения и иных систем в МКД;
- уборку МКД и дворовой территории;
- подбор персонала, работа IT-специалистов;
- кадровый и миграционный учет.
Плюсы аутсорсинга для УО
Сейчас аутсорсинг помогает не только снизить расходы и с умом организовать операционную деятельность организации ЖКХ, но и построить лояльные взаимоотношения с жильцами МКД.
1. Гибкий подход к вашей УО с учетом его особенностей
Аутсорсинговая компания проконсультирует руководство УО с учетом сложившегося опыта и подберёт тот набор услуг, который нужен именно Вам. Часто председатель не понимает, как подойти к решению той или иной задачи. Например, какое программное обеспечение для начисления ЖКУ выбрать, с какой периодичностью проводить дератизационные мероприятия или какие средства для уборки в МКД приобрести с учетом СанПиН и т.д.
2. Экономия денежных средств
Передавая какие-либо работы на аутсорсинг,УО фактически оплачивает только услуги и не оплачивает зарплатные налоги (минимальная экономия = 43 % от ФОТ).
А также не оплачивает все затраты, связанные с содержание ПО и техническим оснащением рабочих мест и пр. Дополнительно экономия составляет еще — 15% в среднем от затрат на содержание рабочего места.
3. Экономия времени
Одна из основных задач аутсорсинга – снижение временных затрат руководства. Не нужно переживать и контролировать самостоятельно выполнение работ, делать 100 звонков и «подталкивать» работника выполнить свою работу или искать где подешевле купить краску для стен в подъездах – эти проблемы ложатся на аутсорсинговую компанию.
Время – самый дорогой ресурс. И передача части функций в ТСЖ и ЖСК поможет сэкономить личное время председателя и членов правления.
4. Работы всегда выполнены в срок
Компания на аутсорсинге не болеет, не уходит в отпуск и не пропадает внезапно, а значит работы будут выполнены в срок. Со штатными сотрудниками такой определенности и гарантии выполнения работ, увы, получить будет затруднительно.
Кроме того, в договоре, как правило, указаны четкий перечень оказываемых услуг или работы, а также сроки выполнения и ответственность (штрафы) за несоблюдение условий договора.
5. Контроль и ответственность
Аутсорсинговые компании строго консолидируют все функции сотрудника, в том числе и документооборот.А это значит, что порядок в Ваших документах, хронология и безопасность данных и документов гарантированы. И наконец-то можно найти тот акт для ревизионной комиссии.
Помимо этого − отчетность. Вы можете спокойно попросить отчеты о том, что выполнено. Так вы сможете понять, что же делают за оплачиваемые УО денежные средства.
Кроме того, всё прозрачно, а значит собственники спокойны, что их оплаты идут действительно на содержание и текущий ремонт. Все подтверждается документально. Что несомненно увеличивает доверие к правлению ТСЖ.
⠀
6. Оптимизация процесса работы
Опытные аутсорсинговые компании, работающие в ЖКХ, уже выявили для себя порядок работы и выработали организационную структуру, перечень поставщиков с наиболее выгодными условиями. Благодаря наработанным возможностям уменьшаются как временные затраты, так и финансовые на один и тот же объем услуг или работ в ТСЖ.
⠀
7. Консультирование
Как мы уже ранее отметили, аутсорсинговая компания проконсультирует руководство УО с учетом сложившегося опыта, подберёт то, что необходимо с учетом конструктивных и иных особенностей вашего МКД.
Многие председатели, особенно в начале своей деятельности по управлению МКД, не обладают необходимыми знаниями и навыками. В этом случае аутсорсинговая компания наиболее выгодный вариант – подскажут куда обратиться, что сделать и как наилучшим образом выстроить процессы.
Недостатки аутсорсинга
Кроме преимуществ у аутсорсинга для УО есть и некоторые недостатки:
- Некачественное оказание услуг или работ при неудачном выборе компании, но это возможно и со штатным работником.
- Большая зависимость от исполнителя услуг и работ при передаче ключевых функций или большого количества функций.
Несмотря на то, что аутсорсинг для организаций сферы ЖКХ имеет некоторые недостатки, введение и использование его позволяет повышать эффективность и гибкость деятельности по управлению МКД при быстро меняющихся внешних условиях.
Он позволяет повышать качество оказываемых населению услуг и снижать затрат для повышения конкурентоспособности обуславливают объективные предпосылки для развития аутсорсинга в ЖКХ в целом и в системе управления МКД в частности. Прежде чем принять решение по переводу управляющей компании на аутсорсинг, необходимо проанализировать возможные негативные последствия, основываясь на критериях отказа от перевода на аутсорсинг.
