В некоторых разделах системы, обязательных к заполнению, требуется загружать документы. Например, договор управления или протоколы общих собраний собственников помещений в многоквартирных домах.
К оформлению таких документов предъявляются определенные требования. Очень важно, чтобы данные требования были полностью выполнены.
Форматы документов
Требования к форматам документов были утверждены Приказом Минкомсвязи и Минстроя России от 23 марта 2015 года № 88/203/пр «Об утверждении форматов электронных документов, размещаемых в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства».
Согласно приказу:
- нормативно-правовые акты размещаются в виде текстовых файлов в формате .PDF или .PDF/A;
- иные текстовые документы — в виде текстовых файлов в формате .PDF, .doc, .docx или RTF;
- документы, представляющие собой таблицу, могут размещаться в формате .xls, .xlsx;
- графические материалы должны быть размещены в систему виде файлов в формате JPEG или TIF.
Размер любого файла, размещаемого в системе, не должен превышать 50 мегабайт. Вся информация, загружаемая в ГИС ЖКХ, должна быть доступна для чтения, читаема, не должна быть зашифрована или защищена программными средствами, не позволяющими осуществить ознакомление с её содержанием документа без средств расшифровки.
В соответствии с п. 2 Приказа Минсвязи и Минстроя РФ от 23 марта 2015 года № 88/203/ файлы, размещаемые в системе и содержащие нормативные правовые акты и иные текстовые документы, должны допускать возможность поиска и копирования произвольного фрагмента текста в таких файлах.
Поэтому документ нужно отсканировать и распознать.
Электронный образ документа
Электронный образ документа — это электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе.
Документы, которые создаются на бумаге, размещаются в ГИС ЖКХ в виде электронного образа документа (п. 159 Порядка, утвержденного приказом Минкомсвязи РФ и Минстроя РФ от 28 декабря 2015 года № 589/944/пр).
В приказе Росреестра от 30 апреля 2014 года № П/203 перечислены требования к электронным образам бумажных документов. Документ должен быть в формате .PDF и обеспечивать визуальную идентичность бумажному оригиналу в масштабе 1:1.
Электронный образ документа должен позволять в полном объеме прочитать текст документа и распознать его реквизиты. Электронный образ документа, состоящего из двух и более листов, формируется в виде одного файла.
При сканировании бумажного документа лучше использовать режим сканирования «оттенки серого» с разрешением 200 dpi. Нельзя ничего замазывать или заштриховывать.
Электронный документ
Электронный документ — это документированная информация, представленная в электронной форме (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149‑ФЗ).
В ГИС ЖКХ электронный документ — информация в электронной форме, заверенная простой электронной подписью. Такой документ равнозначен документу на бумажном носителе, заверенному собственноручной подписью. ГИС ЖКХ опознает пользователя на основании сведений, указанных при регистрации в ЕСИА (п. 11 Порядка и способов размещения информации в ГИС ЖКХ).
Электронный документ можно прочитать с компьютера, планшета или мобильного телефона, передать через интернет или обработать в информационных системах.
Примеры документов, которые размещаются в ГИС ЖКХ в виде электронных документов: заявка на регистрацию, пользовательское соглашение и т.д.
Персональные данные
Согласно приказу № 74/114/пр, персональные данные размещаются в закрытой части системы, если иное не предусмотрено законодательством. Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ предусматривает обезличивание персональных данных.
Необходимо сделать так, чтобы определить принадлежность персональных данных конкретному лицу было невозможно.
Так, например, в договоре управления персональные данные обезличиваются, а в протоколах ОСС − нет.
