По всем правилам общее собрание собственников начинается с очной формы. При проведении начального этапа необходимо соблюдать основные этапы.
Регистрация участников
Регистрировать участников необходимо только для очного собрания, в листе отмечается тот, кто пришёл. Назначенные лица объясняют порядок и правила регистрации, заполняют бюллетени и отдают их на подпись.
В регистрационном бюллетене содержится информация о месте и времени проведения, данные о собственнике, общую площадь помещения и количество голосов. Когда все пришедшие на собрание будут отмечены и бюллетень будет полностью заполнен, его передают председателю собрания, согласно части 5 раздела VI приказа Министерства строительства и жилищно-коммунального комплекса РФ от 31 июля 2014 года № 411/пр.
Открытие собрания
Первый выступает инициатор собрания, объявляет кворум присутствующих. Вне зависимости от того, состоялся кворум или нет, инициатор предлагает решить вопросы о кандидатурах председателя, секретаря собрания и счётной комиссии, так как протокол собрания нужно будет оформить в любом случае.
Вопрос о выборе ответственных лиц
Выбирать председателя собрания, секретаря счетной комиссии нужно независимо от кворума, ведь бланк должен быть полностью заполнен. Чаще на собраниях, где не собрался кворум, собственники голосуют, поднимая руки. За исключением случая, если представители сохраняют свои позиции решением ранее проведенного собрания собственников.
Если председатель или секретарь, выбранные на длительный срок, не смогут присутствовать на собрании, необходимо внести в повестку вопрос о выборе другого лица. Если не сможет присутствовать член счётной комиссии, её состав нужно будет утвердить заново.
Законодательно установленных требований к кандидатурам на должности ответственных лиц нет. Одно лицо может совмещать функции секретаря и председателя собрания. Счётная комиссия может состоять как из нескольких человек, так и из одного. Не запрещено, чтобы функции счётной комиссии выполняли секретарь и председатель.
Обсуждение вопросов повестки
После выбора ответственных лиц, слово предоставляется председателю. Он рассказывает о порядке проведения и регламенте выступлений желающих.
Определение регламента не является требованием законодательства, но желательно его обговорить, чтобы собрание не затянулось. Ведь затянутое по времени обсуждение вопроса или наоборот недостаток времени могут стать одним из факторов принятия неправильного решения.
Затем председатель представляет всех присутствующих и приглашённых, объявляет повестку дня, и собрание переходит к последовательному рассмотрению каждого вопроса повестки.
Согласно части 15 раздела VI приказа Министерства строительства и жилищно-коммунального комплекса РФ от 31 июля 2014 года № 411/пр, участникам должна предоставляться возможность обсуждения вопросов повестки дня.
Секретарь должен вести протокол, вносить информацию обо всех выступлениях, предложениях и пожеланиях.
Заочная часть собрания
Если кворум на очном собрании не состоялся или собрание проводится в очно-заочной форме, то решения собственников по такой же повестке могут быть приняты путём проведения заочного голосования – опросным путем. Решения должны быть переданы по тому адресу и в те сроки, которые были указаны в уведомлении.
Завершение собрания
После того, как голосование завершено, счётная комиссия должна сделать следующее:
- проверить правильность оформления бланка решений собственников;
- подтвердить действительность бланков решений собственников;
- проверить полномочия представителей собственников;
- подсчитать голоса;
- подвести итоги по каждому вопросу повестки.
При очно-заочной форме проведения собрания при подсчёте голосов учитываются и суммируются голоса собственников, принявших участие как в очной, так и в заочной части голосования и составляется один протокол.
Когда будет составлен итоговый протокол, его должны подписать председатель собрания, секретарь и члены счётной комиссии. Кроме самой подписи должны быть указаны фамилия, имя и отчество, а также дата, когда подпись была поставлена.
