Наладить документооборот в управляющей организации является сложным делом. Разберемся, что включает в себя документооборот, кто его ведёт и какие есть сроки ответов на обращения и сроки хранения документов.  

Ценность чёткой системы документооборота и её задачи 

Документооборот – это часть делопроизводства в любой компании. Делопроизводство включает в себя весь процесс от создания документов в организации до их утилизации или сдачи в архив, согласно пункту 73 ГОСТ Р 7.0.8-2013. 

Документооборот – это движение документов после их создания. Он помогает: 

• организовать эффективный бухгалтерский и налоговый учёт; 
• обеспечить своевременный ответ на входящие обращения жителей многоквартирных домов, контролирующих органов, контрагентов, ресурсоснабжающих организаций и иных лиц;
• наладить взаимодействие внутри управляющей организации между подразделениями и сотрудниками: кадровой службы с бухгалтерией, отдела по работе с клиентами с отделом расчётов и т.д.; 
• ускорить внутренние процессы и помогает вести учёт показателей работы; 
• повысить степень контроля над поставленными задачами, сроками и результатами их исполнения.

Для организации эффективного и удобного документооборота в управляющей организации должны быть созданы регламенты, регулирующие процессы приёма, регистрации, согласования документов. 

Потоки документов и регламенты работы с ними 

Как и в других организациях, документооборот в управляющей организации состоит из входящих, исходящих и внутренних документов. Эти документы проходят несколько стадий обработки: первичную обработку, рассмотрение и регистрацию, расписание руководством и передачу на исполнение. 

Входящие документы 

Они создаются за пределами управляющей организации и поступают в организацию на бумаге или в электронном виде, по факсимильной связи. Примерная схема работы с входящими документами выглядит следующим образом: 

• при регистрации ставятся дата и входящий номер по принятой в управляющей организации нумерации, данные заносятся в журнал; 
• руководитель рассматривает всю входящую корреспонденцию и расписывает документ в работу на отдел или на конкретного сотрудника с указанием сроков исполнения, либо входящий документ напрямую передаётся в соответсвующие подразделение; 
• ответственный сотрудник в установленные сроки проводит необходимые мероприятия по входящей документации и ставит отметку об исполнении, направлении ответа или предпринятых действиях; 
• документ направляется на хранение. 

В журнале регистрации входящих писем можно предусмотреть поля для внесения данных об исполнителе, дате и регистрационном номере исходящего письма, в котором был дан ответ. 

Исходящие документы 

Исходящие документы создаются сотрудниками управляющей организации и направляются внешним адресатам: контрагентам, жителям домов, в ресурсоснабжающие организации, в контролирующие органы, иным лицам и компаниям. Исходящие документы проходят следующие этапы: 

• создание; 
• согласование и утверждение у руководителя, при необходимости – доработка и согласование с другими подразделениями или сотрудниками; 
• регистрация и подписание; 
• отправка с соблюдением требований законодательства по электронной почте с электронной подписью, простым письмом, с уведомлением о вручении, с объявленной ценностью и т.д. 

Некоторые компании практикуют хранение копии отправленной корреспонденции, особенно если письмо имеет высокую степень важности. Для этого можно создать отдельные места для хранения в подразделениях и отделах управляющей организации. 

Внутренние документы 

К внутренним документам относятся приказы, служебные записки, распоряжения, объяснительные записки, заявления сотрудников. Документооборот внутренних документов различен на разных предприятиях и зависит от штата и количества подразделений. Схематично движение внутренних документов сочетает схемы исходящих и входящих документов: 

• создание ответственным сотрудником; 
• согласование с руководителем или директором и при необходимости смежными подразделениями; 
• регистрация внутреннего документа и его подписание; 
• документ расписывается в работу подразделению, в адрес которого он составлялся, конкретному сотруднику либо на всех работников. 

При составлении регламентов работы с каждым потоком документов – входящих, исходящих, внутренних – важно прописать точную схему их движения и сроки каждого этапа документооборота, место хранения тех или иных видов документов. Это позволит управляющей организации избежать путаницы и установить чёткую систему работы с документами. 

Ответственные за ведение документооборота 

Исходя из этапов работы с разными видами документов, можно выделить следующие основные функции, которые выполняют ответственные за ведение документооборота: 

1. Приём и регистрация входящей корреспонденции. 
2. Оформление и регистрация исходящих документов. 
3. Ведение журналов и составление основной внутренней документации: приказов, служебных записок, распоряжений и т.д. 
4. Подготовка документов к сдаче в архив. 
5. Приём и регистрация заявок граждан. 
6. Ведение деловой переписки и телефонных разговоров. 

Работа с документами в управляющих организациях может быть централизованной или децентрализованной, что обязательно нужно зафиксировать в регламентах и инструкциях по документообороту в организации, назначив ответственных за работу с документами. При централизованной системе все функции по делопроизводству выполняет один человек. Чтобы документы правильно оформлялись и регистрировались, лучше, чтобы этим занимался квалифицированный работник с соответствующим образованием и опытом работы. Это может быть офис-менеджер, секретарь, помощник директора, администратор или делопроизводитель. 

Если организация небольшая, то работа с разными потоками и даже видами документов может быть распределена между несколькими подразделениями и сотрудниками компании: секретарём, диспетчером, кадровым работником, начальником абонентского отдела – без выделения для этого отдельной штатной единицы. 

Например, в абонентском отделе создаются и регистрируются исходящие письма в адрес жителей многоквартирных домов, секретарь отвечает за приём, регистрацию и распределение входящей корреспонденции, юристы или специалисты по договорам – за переписку с РСО и подрядными организациями. 

Удобная номенклатура дел 

Для регистрации, систематизации документов и журналов, а также ведения архива в организации, наравне с регламентами по ведению документооборота, должна быть разработана номенклатура дел. Она составляется в последнем квартале года на следующий год, и в последующие годы корректируется, уточняется и заново утверждается. 

Номенклатура дел – это перечень журналов и иных дел или папок, куда подшиваются документы по разным темам и адресатам. По сути это систематизированный справочник с заголовками дел, журналов, папок и датами их хранения. А дело – это документ или совокупность документов по одной теме или в одной сфере деятельности организации, помещённых под одну обложку, в соответствии с пунктами 94 и 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013.

По форме номенклатура – это таблица, в которой зафиксированы присвоенные каждому делу или папке заголовки и индексы. Там же управляющие организации может найти сроки хранения каждого вида документов, которые вместе с заголовком должны указываться на обложке журнала, папки или дела.

При необходимости управляющая организация может использовать и иные заголовки, в том числе указанные в нормативно-правовых актах: журнал учёта обращений жителей многоквартирных домов, акты осмотров и проверок и т.д. 

Система формирования регистрационных номеров 

Помимо заголовков и сроков хранения в номенклатуре указывается индекс дела. Он обычно используется как основа для регистрации документов при формировании их регистрационных номеров. 

Например: «05-01 – Журнал регистрации входящей корреспонденции». В таком случае номер регистрируемых в журнале документов начинается с «05-01». Далее может следовать дата получения и порядковый номер документа: если он получен 18 сентября 2022 года и это уже десятый полученный документ, то регистрационный номер может выглядеть так: 05-01-180922-10. 

Но управляющая организация может принять и иную систему нумерации: использовать даты, аббревиатуры отделов, прочие полезные индексы, сокращения видов документов. Понятные и чёткие индексы легко позволят при необходимости найти документ, определить его вид и даже сотрудника, который с ним работал. 

Перечень нерегистрируемой корреспонденции и объём данных для регистрации 

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от граждан, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Обязательной регистрации подлежат документы, требующие ответа, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания, в том числе направленные по электронной почте или факсу. 

Как правило, не регистрируются информационно-справочные материалы: печатные издания, копии информационных документов и рекламные проспекты, поздравительные письма, приглашения, прейскуранты, копии нормативных документов. 

Управляющая организация, разрабатывая правила ведения документооборота, составляет свой перечень нерегистрируемой корреспонденции. Например, можно включить в него бухгалтерские документы: счета, квитанции, договоры, накладные и сметы. 

Однако нужно иметь в виду, что в обязательном порядке регистрируются все обращения граждан, вне зависимости от их темы. Чтобы наладить эффективную работу с обращениями граждан, в журнале учёта жалоб и заявлений от жителей многоквартирных домов следует отмечать: 

• дату получения и регистрационный номер обращения; 
• предмет обращения и адрес МКД; 
• Фамилию Имя Отчество и должность ответственного за исполнение сотрудника;
• крайний срок исполнения или направления ответа; 
• дату и регистрационный номер исходящего письма, направленного заявителю. 

Сроки ответов на корреспонденцию и сроки хранения документов 

Коротко остановимся на сроках ответов на входящие запросы и заявления. Поскольку управляющие организации заняты публично значимой деятельностью, на них распространяются требования частей 1 и 2 статьи 12 № 59-ФЗ: ответ на обращение граждан или организаций отправляется не позднее 30 дней со дня его регистрации. 

Помимо общих правил № 59-ФЗ, есть требования других нормативно-правовых актов, которые регулируют процесс общения жителей многоквартирных домов с управляющими организациями. Срок зависит от адресанта и темы обращения. 

Хранить запросы жителей многоквартирного дома и копии ответов на них необходимо в течение трёх лет со дня регистрации, согласно пункту 38 Постановления Правительства РФ № 416. Сроки хранения иных документов должны быть зафиксированы в номенклатуре дел управляющей организации и на обложках папок, журналов.

Схема работы с документами 

Чтобы создать документооборот с нуля, управляющей организвции необходимо выполнить следующие действия: 

1. Разделить потоки документов: входящие, исходящие, внутренние, причём эти группы документов также для удобства можно разделить на подгруппы по темам, видам документов или адресантам. 
2. Разработать и утвердить регламенты работы с каждой группой документов, то есть схему их движения с указанием сроков на каждый этап обработки документа: создание, согласование, утверждение, регистрация, отправка, исполнение и т.д. 
3. Назначить ответственных за работу с документами сотрудников, чётко обозначив их функционал. 
4. Разработать и утвердить номенклатуру дел и систему присвоения регистрационных номеров разным группам документов. 
5. Определить список документов, которые не подлежат регистрации. 

Это общие принципы организации документооборота в управляющей организации, которые помогут систематизировать работу с документами, снизить риск их утери и наладить работу с обращениями граждан, контрольных органов, переписку с ресурсоснабжающими организациями и подрядными организациями.