Решения собственников помещений и протокол общего собрания собственников (далее ОСС) с необходимыми приложениями являются официальные документы, которые и влекут за собой юридические последствия, согласно части 1 статьи 46 Жилищного Кодекса РФ.
Инициатор ОСС, должен разместить документы в ГИС ЖКХ и предоставить оригиналы документов в управляющую организацию (далее УО).
При непосредственном способе управления многоквартирным домом (далее МКД) оригиналы документов должны быть переданы в Государственную Жилищную Инспекцию (далее ГЖИ) в течение 10 дней после проведения ОСС. А УО в течение 5 дней с момента получения документов от инициатора. В ГЖИ оригиналы документов хранятся 3 года, в соответствии с частью 1.1 статьи 46 ЖК РФ.
Следовательно, после проведения ОСС, документы должны пройти два этапа:
- передача документов в УО;
- передача документов в орган ГЖИ.
Копии документов должны быть направлены в ресурсоснабжающую организацию (далее РСО) или региональному оператору по обращению с твердыми коммунальными отходами, если на собрании принималось решение о заключении с этими организациями договоров о предоставлении коммунальных услуг.
Передача документов УО
После проведения ОСС инициатор должен передать оригинал протокола с приложениями и решения собственников в УО в течение 10 дней с даты, указанной в протоколе. Далее УО, оставляя себе копии, передает оригиналы документов в ГЖИ, где они будут храниться.
Ведение, актуализация и хранение документации – это одно из лицензионных требований к УО. При смене УО или формы управления МКД документы нужно будет передать в составе технической документации в новую УО, во вновь созданное ТСЖ или ЖСК.
Передача документов в ГЖИ
В течение 5 рабочих дней с момента получения документов от инициатора УО, правление ТСЖ, ЖСК или ЖК должны передать оригиналы документов в ГЖИ и разместить их в ГИС ЖКХ.
Оригиналы передаются любым путём, позволяющим подтвердить факт получения документов: с нарочным, посылкой, бандеролью, согласно пункту 5 Порядка направления подлинников решений и протоколов общих собраний собственников помещений в МКД в уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ, осуществляющие государственный жилищный надзор, утверждённого приказом Министерства строительства и жилищно-коммунального комплекса РФ от 28 января 2019 года № 44/пр.
Обязательно нужно сделать опись всех документов, а приложения – пронумеровать. Все страницы протокола и приложений тоже нужно пронумеровать сквозной нумерацией и указать общее количество листов, в соответствии с пунктом 21 приказа Министерства строительства и жилищно-коммунального комплекса РФ от 28 января 2019 года № 44/пр.
Размещение документов ОСС в ГИС ЖКХ – форма уведомления ГЖИ. На это отводится 5 рабочих дней. Если скан-образы решений и протоколов собрания были размещены в системе до того, как физические документы были отправлены в ГЖИ, то датой направления подлинников документов считается дата их размещения в системе.
При передаче документов не нарушается Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», хотя документы содержат паспортные данные, адреса и реквизиты правоустанавливающих документов. В данном случае имеет место исключение, прописанное в пункте 6 закона № 152-ФЗ. Такое раскрытие проводится в соответствии с другим федеральным законом и согласие субъекта персональных данных не требуется.
Если инициатор собрания – УО
Если УО является инициатором собрания, то она должна передать оригиналы документов в ГЖИ сразу же после того, как будут посчитаны голоса и сформирован протокол в указанные сроки.
Иногда сотрудники ГЖИ просят УО не передавать им решения, только протоколы с приложениями, что вполне понятно, поскольку им приходится принимать и хранить огромное количество бумаг. Этот момент необходимо обсудить с ГЖИ вашего региона.
Если в ГЖИ направлен только протокол собрания, без решений, то требование о передаче документов не будет считаться исполненным.
Проверка ГЖИ
Если в ГЖИ в течение трёх месяцев поступает два и более протокола ОСС одного дома, в которых содержатся решения по аналогичным вопросам повестки дня, она обязана провести внеплановую проверку, чтобы выяснить, нет ли подлога, и предотвратить нарушение законодательства.
Проверка ГЖИ должна проводиться в отношении лиц, которые организуют, проводят собрание и оформляют его результаты. Это инициатор собрания, в том числе его УО, ТСЖ или кооператив, а также совет МКД.
Если в результате такой проверки ГЖИ выявит несоответствие проведённого собрания требованиям Жилищного Кодекса РФ и других нормативно-правовых актов, она может выдать предписание об устранении нарушений или о проведении мероприятий по соблюдению обязательных требований.
Ответственность
Ответственность за непередачу или несвоевременное предоставление оригиналов документов ОСС в ГЖИ предусмотрена административная ответственность и штраф от 3 000 до 5 000 рублей, согласно статье 19.7 Кодекса об Административных Правонарушениях.
Задача УО перед передачей документов в ГЖИ – проверить, не оценивая само содержание документа, правильно ли составлен протокол по формальным признакам, все ли необходимые реквизиты и приложения есть.
Чтобы соблюсти сроки передачи документов, сотрудники УО часто передают неправильно оформленные документы в ГЖИ, но лучше не передавать то, что официальным документом не является. Если есть нарушения, УО должна сообщить инициатору о необходимости переоформить протокол, и только после исправления недочётов передать его в ГЖИ.
