Управляющим организациям, которые управляют множеством жилых домов, необходимо иметь большой штат сотрудников. Ведь всегда что-то ломается, протекает или выходит из строя, а свои исполнители всегда заняты делом. Однако небольшие управляющие организации, и особенно ТСЖ, сталкиваются с множеством проблем. Им часто приходится искать сторонних подрядчиков для решения большинства задач. Как правильно найти надежных подрядчиков и как с ними сотрудничать — рассказываем в нашей статье.
Для чего УО нанимать сторонних подрядчиков, а не своих?
Начнем с того, почему выгоднее привлекать сторонних специалистов и кто такие подрядчики в сфере ЖКХ. Обычно это профессионалы, которые занимаются аварийным или клининговым обслуживанием: сантехники, электрики, лифтеры, уборщики и дворники.
Работа таких исполнителей, за исключением аварийных ситуаций, не требует постоянного присутствия сотрудника в течение всего дня. Однако опытный специалист вряд ли согласится работать на полставки или на четверть ставки. Поэтому организация, которая обслуживает всего пару домов, выгоднее и проще заключить договор с подрядчиком из ЖКХ, чем держать своего сотрудника «просто для галочки».
Оплата труда может быть разной: фиксированной за месяц или зависеть от объема работы. Также возможна сдельная оплата, где каждая услуга имеет свою цену. Например, замена смесителя будет стоить одну сумму, а прочистка канализации — другую.
В этой связи, одни и те же работники могут обслуживать сразу несколько объектов, уделяя каждому примерно одинаковое время. УО или ТСЖ при этом не переплачивает, а работники получают полноценную зарплату. Важно, чтобы у подрядчика была команда взаимозаменяемых сотрудников на случай, если кто-то заболеет, уйдет в отпуск или понадобится срочный выезд на другой объект.
Стоит отметить, для управляющей организации экономия заключается не только в сокращении времени простоя, но и в отсутствии необходимости выплачивать страховые взносы, налоги, отпускные, больничные и декретные выплаты. Кроме того, штатному сотруднику нужно предоставить спецодежду и инструменты, тогда как у подрядчиков всё это уже есть.
Поиск и проверка подрядчиков
Организации, которые выбирают наем подрядных организаций сталкиваются с двумя вопросами: «Где найти надежного подрядчика?» и «Как его проверить?». Но этот процесс основывается на довольно простых принципах.
Узнайте, какие подрядчики работают с управляющими организациями в соседних домах. Скорее всего, у вас есть знакомые среди сотрудников, которые смогут порекомендовать проверенных специалистов. В сфере ЖКХ подрядчики редко работают с кем-то на эксклюзивной основе, поэтому многие охотно делятся контактами.
Еще один простой способ поиска — это использование государственных реестров. На портале Госзакупок можно найти как «Сводный реестр квалифицированных подрядных организаций», так и перечень недобросовестных подрядчиков в сфере ЖКХ. Не стоит пугаться крупных сумм контрактов — в списке представлены как крупные компании, так и более мелкие организации.
Если вам не хочется разбираться с длинными списками и настраивать фильтры по региону, можно просто поискать в Google «реестр подрядчиков ЖКХ» и указать свой город. Во многих регионах существуют местные базы данных подрядчиков, которые обычно размещены на сайтах областных администраций. Эти базы аналогичны федеральным, но уже отфильтрованы по конкретным регионам.
Выбрав подходящую организацию, не стоит останавливаться на этом — важно продолжить проверку. Первым делом убедитесь, что это не фирма-однодневка или обанкротившаяся компания, которая просто сменила название. Узнать, сколько лет существует организация, можно с помощью сервиса на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).
Еще одним удачным шагом станет личный визит в офис потенциального партнера. Это позволит познакомиться с руководством и сотрудниками, а также оценить обстановку на месте. Во время встречи можно запросить документы, подтверждающие трудоустройство сотрудников, а также лицензии на выполнение работ, таких как монтаж и ремонт систем пожарной безопасности или других видов деятельности, требующих лицензирования. Это поможет избежать возможных претензий со стороны контролирующих органов в будущем и подтвердит, что вы сотрудничаете с надежным контрагентом.
Выгода: подрядчики или свои сотрудники
На протяжении всей статьи мы рассказываем о компаниях, юридических лицах, штатных сотрудниках и официальных документах. Но возникает вопрос: а не проще ли нанять для уборки «тётю Свету» из соседнего подъезда или попросить «дядю Толю» починить сантехнику? На первый взгляд, это кажется более выгодным и удобным решением.
Однако не советуем рисковать таким подходом к работе. Во-первых, есть риск получить штрафы от налоговой, если проверка выявит незаконно работающего сотрудника. Во-вторых, это просто неразумно, особенно когда речь идет об аварийных ситуациях. Если ваш знакомый, выполняющий работу, случайно затопит несколько этажей, возмещать ущерб придется вам, а не ему. Хотя, конечно, не стоит пугаться: для таких случаев существует страховка. Например, можно застраховать любые работы, связанные с обслуживанием, содержанием и ремонтом дома.
Тем не менее, мы рекомендуем сотрудничать не через наличные расчеты, а только с официальными юридическими лицами или самозанятыми, и обязательно заключать договор. При этом важно, чтобы договор был составлен правильно. Например, в нем должны быть четко прописаны обязанности сторон (включая ответственность за возможные повреждения, такие как потоп) и требования к отчетности о выполненной работе. Кстати, чтобы избежать лишних бюрократических сложностей, можно использовать готовые шаблоны документов, например, заранее заполненный бланк заказ-наряда.
Также стоит обязательно указать в договоре сроки сотрудничества и условия отсрочки платежа. Первое важно на случай, если отношения с исполнителем не сложатся, а второе — чтобы обезопасить себя, если жильцы задержат оплату (а такое, скорее всего, произойдет).
Безусловно, описать все эти этапы гораздо легче, чем реализовать их на практике. Порой приходится проходить через них снова и снова, ведь даже успешно заключенный договор не всегда гарантирует долгосрочное и беспроблемное сотрудничество. Не стоит забывать, что компании попадают в реестры недобросовестных поставщиков тоже не в одночасье.
Кроме того, небольшие управляющие компании или ТСЖ могут столкнуться с завышенными ценами на услуги. Подрядчики в сфере ЖКХ чаще предпочитают работать с крупными объемами, нежели браться за мелкие или локальные заказы.
Помимо подрядчиков по выполнению заявок от жителей, важно иметь штат диспетчеров, которые своевременно будут обрабатывать эти заявки и передавать исполнителям. Наша диспетчерская АДС365 − это сервис, позволяющий полностью решить вопрос диспетчеризации для УО и ТСЖ. В комплекс входят автоматизированная программа для приёма и обработки обращений жителей, штат квалифицированных диспетчеров, которые обрабатывают звонок менее чем за 1 минуту и передают ее исполнителю. Наш сервис помогает управляющим организациям оптимизировать процессы, сократить расходы и сосредоточиться на стратегических задачах.
