Сегодня разберем риски самостоятельного заполнения ГИС ЖКХ, а также покажем на реальном примере, как можно передать эту задачу на аутсорс и забыть о штрафах.
Ежемесячно УО и ТСЖ сталкиваются с необходимостью заполнять данные в ГИС ЖКХ. На практике это означает: собрать документы, проверить форматы, внести сведения в разные разделы системы, отслеживать сроки.
Чаще всего эту работу выполняют своими силами без дополнительного сотрудника. Причины понятны: бюджет ограничен, наём отдельного сотрудника выглядит неоправданным, а свободные деньги направляют на содержание дома. В результате ГИС ЖКХ ведёт либо бухгалтер (у которого и так основная работа), либо директор или председатель ТСЖ в остаточное время.
Риски для УО и ТСЖ: штрафы и проверки
При такой схеме есть три устойчивых последствия.
Во-первых, пропуск сроков. Когда заполнение − не основная обязанность, о нём забывают или откладывают. А установленные законом даты не ждут.
Во-вторых, неполнота данных. Часто загружают не все требуемые сведения, потому что их много, а разбираться некогда. В результате кабинет в ГИС ЖКХ заполнен частично.
В-третьих, ошибки при размещении. Даже если данные внесены вовремя, их могут не принять из-за несоответствия форматам, неверного файла или пропущенного обязательного поля.
Эти риски напрямую ведут к административной ответственности. Так, требования к составу, срокам и периодичности размещения информации установлены Приказом Минстроя № 79/пр. При этом контроль за соблюдением осуществляют органы государственного жилищного надзора. В частности, они проводят плановые и внеплановые проверки − например, по обращению собственников.
Штрафы по статье 13.19.2 КоАП РФ:
| Нарушение | Штраф на должностное лицо | Штраф на юридическое лицо |
| Первичное | от 5 000 до 10 000 руб. | от 20 000 до 30 000 руб. |
| Повторное | от 15 000 до 20 000 руб. | от 30 000 до 50 000 руб. |
Кроме того, невыполнение предписания ГЖИ в срок влечёт дополнительную ответственность по статье 19.5 КоАП РФ.
Как это выглядит в реальной жизни: опыт коллег
Алексей, директор «УГМК-Служба заботы», тоже раньше пробовал заполнять данные самостоятельно. Но быстро столкнулся с тем, что сотрудники, непосредственно вовлеченные в производственные процессы, попросту не располагают свободным временем для уделения должного внимания столь трудоемкой задаче, как заполнение ГИС. А попытка решить данную проблему путем создания отдельной штатной единицы, ответственной исключительно за работу с ГИС, сопряжена с существенными финансовыми затратами. Вот что он рассказывает сейчас, спустя 5 лет сотрудничества с нами:
«С компанией «Технология и Сервис» мы работаем уже более 5 лет, и могу уверенно сказать: это была находка.
Три наши компании по вопросам работы в ГИС ведет Саранчук М.С. − этот человек знает свое дело. Когда надо что-то заполнить или получить информацию − сама «взбодрит». Когда необходимо сделать выгрузку или предоставить аналитику и объяснить, чем это чревато в случае недостаточного размещения − доступно пояснит.
Сейчас столкнулись с наполнением ГИС для продления лицензии, специалисты «Технологии и Сервис» максимально оперативно решают вопросы, возникающие в процессе общения с надзорным органом.
А также работая с данной компанией мы существенно экономим бюджет.
Словом − рекомендую к сотрудничеству».«УГМК-Служба заботы»
Почему другие УО не передают на аутсорс
У большинства руководителей срабатывает внутренний барьер: «лучше меня никто не сделает» или «неизвестно, как будут работать чужие люди». Следовательно, доверить учётные данные и доступ к кабинету сторонней организации − решение не очевидное, особенно без опыта такого взаимодействия.
Однако пример «УГМК-Служба заботы» показывает обратное: именно передача на аутсорс сняла головную боль и позволила сосредоточиться на управлении домами, а не на заполнении полей в системе.
Как на практике выстроен процесс с нами
Мы работаем с УО и ТСЖ 14 лет. Более того, на сопровождении ГИС ЖКХ находится более 2500 организаций. Процесс выглядит так:
Во-первых, закрепление менеджера. За каждой организацией закрепляется сотрудник, который ведёт именно её личный кабинет. Таким образом, он знает структуру данных по конкретному дому или группе домов. Как в примере выше − Саранчук М.С. ведёт три компании, и клиент знает своего человека в лицо.
Во-вторых, стартовый аудит. Перед началом сопровождения мы проверяем текущее состояние кабинета клиента. По итогам передаём отчёт: какой процент заполненности, каких данных не хватает, что требует дозаполнения. Это нужно, чтобы понимать точку старта.
В-третьих, регулярная работа. УО или ТСЖ присылают документы для размещения. Задача менеджера − разместить их в ГИС ЖКХ по правилам, в установленные сроки и в полном объёме.
Наконец, ответственность. В договоре прописано, что ответственность за размещение и защиту от штрафов, связанных с нашими действиями, лежит на нашей организации.
Как итог, самостоятельное ведение ГИС ЖКХ без отдельного сотрудника почти всегда приводит к ошибкам, просрочкам и штрафам − просто потому, что это не основная задача руководителя или бухгалтера.
Поэтому, передача этой работы на аутсорс решает проблему полностью: вы не нанимаете человека, не контролируете процесс и не рискуете получить предписание от ГЖИ.
Таким образом, с нами ГИС ЖКХ заполняется правильно и в срок, а вы занимаетесь управлением дома.
Читать другие новости: Размещение информации в ГИС ЖКХ: регламенты, сроки и судебная практика для УО и ТСЖ
ГИС ЖКХ отключила загрузку решений за 24 часа до окончания ОСС
ГЖИ отказала УО в лицензии из-за отсутствия чата в MAX
