Как перейти с бумажного журнала на электронный учет заявок: опыт УК с АДС365

Электронный учет заявок для многих управляющих компаний до сих пор кажется чем-то сложным и дорогим. Проще же вести бумажный журнал: взял тетрадь, записал от руки, передал мастеру. Но на практике эта «простота» обходится в разы дороже, чем внедрение специализированной программы.

Потому что листы теряются, заявки пропадают, жильцы звонят снова и ругаются. Мастер выезжает не по тому адресу, из-за того, что диспетчер неразборчиво написал номер дома. А руководитель понятия не имеет, сколько реально заявок висит на сотрудниках и кто из мастеров работает, а кто просто отсиживается.

Знакомая картина? Тогда эта статья для вас. Рассказываем, как происходит переход на электронный учет заявок, какие проблемы он снимает, и показываем живой пример — УК «Полюс», которая уже сделала этот шаг и перешла на электронный учет заявок с программой АДС365.

Что не так с бумажным журналом

Главная беда бумажного учета — на него нельзя положиться. Он подводит в трех случаях:

1. Потеря заявки

Самый частый сценарий: диспетчер записал обращение, но забыл передать мастеру. Или передал, но листок выпал из кармана. Или тетрадь закончилась, и старая заявка осталась в прошлой книжке, которую никто не открывает. Житель ждет, звонит, возмущается. А вы не можете даже объяснить, куда делось его обращение.

2. Нечитаемый почерк

Диспетчеры работают под давлением — звонки идут один за другим. Писать красиво и разборчиво просто некогда. Мастера потом мучаются, пытаясь понять, какой именно подъезд и какая квартира. Бывает, едут не по тому адресу — и это снова потеря времени.

3. Нет контроля для руководителя

Вы не видите реальной картины. Сколько заявок поступило за день? Сколько закрыто? Какие висят дольше всего? Чтобы получить ответы, нужно самому перелистывать журнал и считать. Это часы работы, которые можно потратить на управление, а не на подсчеты.

Эти проблемы есть почти в каждой УК, которая до сих пор пользуется бумагой. И с каждым годом они только усугубляются — жильцы становятся требовательнее, проверяющие органы строже, а конкуренция выше.

Как программа АДС365 меняет работу диспетчерской

УК «Полюс» выбрала для себя программу АДС365. Она не про «высокие технологии», а про простые и понятные вещи, которые облегчают жизнь диспетчерам и руководителям.

Вот что она делает:

• Запоминает каждую заявку. Диспетчер принимает звонок, вносит данные в программу — и всё. Обращение больше не потеряется, даже если тетрадь порвется или сгорит.
• Отправляет задачу мастеру. Не надо бегать и искать слесаря. Заявка уходит ему на телефон. Он видит адрес, номер квартиры и что нужно сделать.
• Показывает, кто и что делает. Руководитель заходит в программу и видит список заявок со статусами: новая, в работе, выполнена, просрочена. Всё наглядно.
• Собирает отчеты автоматически. Не надо вручную считать заявки за месяц — программа делает это сама. Можно посмотреть, какие поломки случаются чаще всего, и планировать ремонты.
• Хранит историю и запись звонков. Система обеспечивает хранение истории общения и записей телефонных разговоров. В случае возникновения спорных ситуаций с жителями, запись всегда доступна для прослушивания, что позволяет оперативно выявить и зафиксировать все спорные моменты.

Для диспетчера это просто удобно: не надо писать от руки, не надо искать старые записи. Всё хранится в одном месте. Для руководителя — прозрачность. Он видит, кто сколько работает и где проблемы.

Как перейти на электронный учет заявок: пошаговая инструкция

Переход с бумажного журнала на электронный учёт — процесс простой, если подойти к нему системно. В АДС365 это занимает от одного до трёх дней. И главное — не требует остановки работы диспетчерской службы.

1. Оценка текущей ситуации. Взять старые журналы и посмотреть, сколько заявок «потерялось», сколько раз жильцы жаловались на пропажу обращений, сколько времени уходит на ручной подсчёт отчётности. Это помогает осознать масштаб проблемы и принять решение о переходе на электронный учет заявок.
2. Выбор программы. АДС365 подходит потому, что интерфейс интуитивно понятен. Не нужно изучать толстые инструкции. Диспетчеру достаточно пары часов, чтобы начать работать самостоятельно.
3. Настройка справочников. Один раз загружаются списки домов, квартир и сотрудников. Система запоминает, кто за что отвечает. Дальше диспетчеру остаётся только выбирать нужные пункты из готовых списков.
4. Обучение персонала. Занимает 1-2 часа. Диспетчеры быстро осваиваются и понимают, что так проще, чем писать от руки и потом разбирать собственный почерк.
5. Запуск и анализ. В первый же день руководитель видит реальную картину: сколько заявок пришло, кто их выполняет, где возникают задержки. И больше не нужно перелистывать журналы в поисках ответов.

Бумажный журнал заявок или электронный: что лучше для УК

Чтобы снять все сомнения, приведём наглядное сравнение двух подходов:

Разница очевидна. Переход на электронный учет заявок делает работу понятной и прозрачной для всех: и для жильцов, и для мастеров, и для руководителя.

Электронный журнал: УК «Полюс» и АДС365

УК «Полюс» — пример того, как переход на электронный учёт меняет работу системно. До внедрения АДС365 компания использовала другую программу, но работа в ней была неудобной. Руководство приняло решение сменить инструмент. И с тех пор прошло уже больше пяти лет — диспетчеры компании работают только в АДС365, фиксируют все обращения через систему.

Директор УК «Полюс» подробно рассказал, как был организован приём заявок до перехода и какие сильные стороны программы он видит сейчас. Его опыт — в видео ниже. Там честно и без прикрас.

Смотреть видеотзыв директора УК «Полюс»

Сколько времени займет переход на АДС365 и какие затраты

Часто переход откладывают из-за страха: «это долго и дорого». На практике всё иначе.

Время на внедрение — от 1 до 3 рабочих дней

В систему вносятся данные по домам, контактная информация сотрудников УК и все необходимые параметры многоквартирных домов. Это делается один раз — дальше система работает с готовой базой. Что касается телефона для приёма звонков: можно оставить текущий номер либо выпустить новый — оба варианта технически реализуемы.

Обучение персонала

И это не ситуация, когда компания покупает программу и остаётся с ней один на один. Специалисты АДС365 проводят полноценное обучение: рассказывают и показывают, как создавать обращения, пользоваться возможностями программы, работать со статусами и отчётами. Диспетчеры осваиваются прямо в процессе, без отрыва от работы.

Стоимость

Тарифы АДС365 доступны любой УК. Экономия на штрафах, потерянном времени и конфликтах с жильцами окупает затраты уже в первый месяц использования.

Если компания до сих пор работает с тетрадями — стоит просто посчитать, сколько времени уходит на рутину и разбор жалоб. Цифры обычно удивляют. Переход на электронный учёт заявок — это вложение в порядок, прозрачность и спокойствие.

Источник: Блог о ЖКХ компании «Технология и сервис» — https://blog.gisgkx.ru/